業務改善のポイント

業務改善のポイントをご紹介します

業務改善は、「業務や作業自体を見直し、効率・効果性の向上をめざす」ための活動であることは自明です。改善できる可能性のある業務プロセスを見つけ、よりよい結果を求めるためのポイントを4つご紹介します。

ポイント1： 不必要な作業は無くしてしまう

無くしてしまっても問題のないプロセスやステップを検討します。まず、各プロセスやステップを洗い出してみます。そのプロセスやステップの目的やアウトプットを明確にします。明確な目的が見当たらない、アウトプットが後工程に付加価値を与えていない場合、そのプロセスやステップは慣例化しているだけといった可能性が考えられます。

• たとえば、労力をかけて作成しているにもかかわらず誰も目を通さない書類や、アップデートされたプロセスが導入されたにもかかわらず、慣例化している不必要な検査項目、書類・製造品などを単に移動している作業、顧客の要求以上の品質を作りこんでいる作業などを見つけて排除します。
  これらのムダなプロセスや作業をなくしてしまうことで、コスト（工数）を削減することができ、その効果は大きいといえます。

ポイント2： 類似の作業は一本化

別々のプロセス・ステップとして進めていても、類似しているプロセス・ステップが無いか検討します。別々に進めていたプロセス・ステップを一本化することで、効率の向上を図るというアプローチです。

• たとえば、品質のチェックをするために、用意されている複数のチェックシートを１枚に集約する、何種類もの検査用の測定機器を1台の測定装置で済むように改善するなどです。　後工程や顧客の要求に迅速に対応できるようにするという視点で取り組んでみましょう。

ポイント3： 入れ替える

プロセスやステップの順序や場所を入れ替えることで、効率を向上できないか検討します。

• たとえば、A班→B班→C班と流れていた作業を、机や人の配置に合わせて流れを変えてみたり、頻繁に取り出す部品や工具を、使用頻度の順番に置き換え無駄な動作を減らすなどの改善が該当します。数字的な効果（時間短縮や工数削減）が小さいとしても、長期的に考えれば大きな効果につながります。

ポイント4： 単純化する

プロセスやステップの何らかの作業をテクノロジーを使って自動化・パターン化（表計算ソフトの自動計算・マクロの使用、センサーによる自動感知など）してしまい、可能な限り単純な方法に変更できないか検討します。

• たとえば、表計算の計算式の組み合わせやマクロを設定することで、ボタン一つで作業が完了できるようなショートカットを作成する。カメラやセンサーで形状やサイズを自動判別させ、組み付けに必要な部品の取り出しを自動化して、組付けだけに集中できるようにするなどの改善が該当します。
  プロセスやステップは単純化しますが、品質は維持あるいは向上できるようにすることを忘れてはいけません。

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