PCのハードドライブ
増え続けるファイル: ファイルサーバーの問題
文書の作成はWordやPDFなどのアプリを使って作成されます。
よく耳にする「悩み」
以下のような悩みをよく耳にします。
- どのフォルダに何のファイルが入っているかわからない
- 他の人が作成したファイルを探すのに時間を要する
- どれが最新版のファイルなのかわからない
- 深い階層のフォルダが多々ある
- 容量が足りなくなり、頻繁にファイルを削除しなければならない
- 画像・映像ファイルがフォルダ内の容量を占有している
- 重複したファイルが点在している
- 共有すべきファイルが個人のPCにある
- ファイル名の付け方がバラバラで分かりづらい
これらはサーバー内が無秩序であり、明らかに管理されていないことが原因です。では一体どのようにすれば解決できるのでしょうか？
増え続けるファイル: 5Sで解消（整理・整頓編）
5Sという概念をご存じでしょうか？ 5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、躾であり、作業する場所を作業しやすい場所へ改善する活動です。それでは各々の意味はどんなものか見ていきましょう。まずは最初の2つのS、「整理・整頓」から始めます。サーバー内のファイルを必要なファイルと不必要なファイルに分けて、不必要なファイルを削除する（整理）。ここでのポイントは、必要・不必要の判断基準を何にするかが鍵になります。例えば1年以上アップデートされていない文書、バージョンが古いファイル、重複しているファイルなどを判断基準にすると良いでしょう。次に必要なファイルをすぐに見つけられるように、フォルダ名に工夫をこらしたり、フォルダ内に何のファイルが保存してあるかが一目で分かるように工夫します（整頓）。
整頓されたフォルダ
増え続けるファイル: 5Sで解消（清掃・清潔編）
次の2Sは「清掃、清潔」です。これは読んで字のごとく掃除して綺麗にすることです。つまりどのくらい綺麗にするか規準を決めて、定期的に掃除をする（ファイルを削除する）ということになります。ここで言う綺麗さの基準とは一体どのようなものになるでしょうか？例えば、「重複しているファイルが無い」「古いファイルはアーカイブに移されている」「ファイル名やフォルダ名のつけ方が統一されている」あるいは、「作成中のファイルが共有フォルダに無い」などが考えられます。このような状態に持って行くためには、多くの人の努力が必要になりますので、短い時間で一気に変更してしまうことが大事になります。
増え続けるファイル: 5Sで解消（しつけ編）
最後のSは「躾（しつけ）」です。躾とは、集団の規範や規律など慣習に合った立ち振る舞いができるように訓練することです。要するに、「元の悪い状態に戻らない様に工夫して、広める」ということになります。その結果、ユーザーはルール順守し、フォルダ内は管理された状態になります。ただし、これは継続して行わなければ上手く行かないことを覚えておいてください。
さて、如何でしたでしょうか？ ここで述べたものはあくまでも、増え続けるファイルに対する対策として、5Sという手法取り入れた単なる例に過ぎません。ちなみに、実際に行動に移すためには準備も必要になりますので、実際にこのような問題でお悩みであれば、是非とも我々にご連絡を頂ければお役に立てる情報をご提供させて頂きます。